Como fazer um bom Plan no PDCA: 5W1H/5W2H
Se você tivesse que resolver um problema agora usando o PDCA, saberia como começar?
Há algum tempo eu tenho a impressão de que quanto mais se fala de um assunto dentro do estilo japonês de gestão, e quanto mais simples é o objeto deste assunto, menos realmente se entende sobre o tema. Um exemplo? PDCA. Quer coisa mais falada e mais “batida” do que isso? Talvez somente o 5S. Mas pare para se perguntar: quantos será que realmente sabem usar o PDCA?
E você? Sabe?
Ou pior:
Quantos realmente sabem o que deveriam e como deveriam fazer o Plan?
É disso que vamos falar no artigo de hoje.
Por que o Plan
O PDCA tem quatro etapas e talvez você se pergunte por que eu escolhi criar uma série de artigos com foco no Plan. Uma possibilidade seria de que ela é a primeira etapa, então nada mais lógico do que começar do início. Mas a verdade é que escolhi ela porque o Plan é a etapa mais crítica de todas, e ironicamente, a etapa com a qual as pessoas mais tem dúvidas e menos se dedicam a fazer um bom trabalho.
Porém, o que é decidido dentro do Plan vai nortear todo o resultado do ciclo. Então, precisamos cuidar muito bem dele. O Plan é a etapa onde vamos estudar a nossa situação e decidir como vamos abordá-la, e para isso precisamos ter em mente quais são algumas boas maneiras e boas ferramenta para fazermos tal estudo. A que vamos falar no artigo de hoje é famosa, mas também, muito mal aplicada: o 5W e seus “H”.
5W1H e 5W2H
O 5W1H e o 5W2H são duas estruturas excelentes para organizar informação. São espinha dorsal no estilo de gestão japonês e, pelo fato de ser muito pouco comentado e ensinado aqui no ocidente, eu te diria que o bom uso delas pode ser o “segredo” que faltava para você melhorar a qualidade das suas análises e da sua gestão em geral.
A estrutura é composta de perguntas básicas - as quais você vai ver aqui que podem ter sua ordem trocadas para se adaptar ao que queremos entender - para afunilar e estratificar a sua compreensão de uma situação e registrar as informações básicas:
1W - What? - O quê?
2W - Why? - Por quê?
3W - When? - Quando?
4W - Who? - Quem?
5W - Where? - Onde?
1H - How? - Como?
2H - How Much/How Many? - O quanto?/Quantos/Quantas?
Você precisa ter em mente que, primeiro, por ser uma estrutura, ela é de aplicação genérica, ou seja, o seu objetivo com a análise é o que vai determinar a parte específica das perguntas. Segundo, nem sempre você terá a resposta para todas as perguntas, então, busque o máximo de informações possível naquele momento. Vejamos alguns exemplos.
Exemplo 1 - Selecionando e estruturando o plano em relação ao problema
Nosso departamento de Compras está monitorando os erros de preenchimento em pedidos de compras e está trabalhando na pré-seleção dos problemas dentro deste tema.
Por que escolhemos este tema?
Porque nosso negócio precisa atender aos clientes no prazo estabelecido. Pedidos de compras com erros geram retrabalho interno e que pode afetar o prazo do atendimento ao cliente.
O que vamos fazer? O que vamos precisar de dados?
Identificar qual é o erro mais frequente dentro dos pedidos de compra e conter as causas do tipo raiz. Vamos precisar levantar os pedidos emitidos no período, a quantidade de pedidos que tiveram tiveram erro de preenchimento e quantos foram os erros de preenchimento e de quais tipos.
Quem é responsável por qual tarefa? Quem deveria ser envolvido?
Levantamento dos dados - Analista de Compras A.
Onde podemos encontrar fatos e dados relevantes?
Dentro do Módulo B do software de Compras.
Quando as tarefas devem ser concluídas? Quando devemos dar feedback?
Data A. Semanal, na Data C.
Como isso deve ser feito? Como conferimos os resultados?
Através de reunião na Sala D. Vamos conferir os resultados de acordo com o checklist de tarefas.
Exemplo 2 - Delimitação de um problema
Em uma linha de produção, tivemos a quebra de uma das máquinas.
O que aconteceu?
Quebra do suporte B, da Máquina A.
Por que aconteceu?
Pino central da máquina se rompeu durante a Operação A.
Quando aconteceu?
Turno 1, 9h45.
Com quem aconteceu?
Operador J.
Onde aconteceu?
Linha de Produção C.
Como aconteceu?
Ainda em investigação.
Quantas vezes aconteceu?
Uma vez.
Problema estruturado: Quebra do suporte B, da máquina A, no Turno 1 da Linha de Produção C porque o pino central da máquina se rompeu durante a Operação A.
Uma vez com o problema bem estruturado, e com este primeiro porquê em mãos, podemos seguir com o Diagrama de Ishikawa para levantar as possíveis causas de o pino central da máquina ter se rompido durante a Operação A e chegar no como. Em seguida, filtrar quais das possíveis causas são fatos e quais eram apenas hipóteses e encontrar as causas do tipo raiz dos fatos com o 5 Porquês.
Exemplo 3 - Elaboração do Plano de Ação
Descobrimos que a causa principal do rompimento do pino central da máquina A durante a Operação A foi a falha no sistema de lubrificação do pino. Analisando com o 5 Porquês, chegamos no fato de que a causa do tipo raiz desta falha no sistema de lubrificação foi não haver um filtro de óleo na entrada de óleo do sistema. Geramos algumas ideias de como conter isso de forma definitiva e vamos criar o Plano de Ação para execução destas ideias. Para cada ideia do Plano de Ação, poderíamos fazer da seguinte forma:
O que será feito?
Instalação do filtro de óleo na entrada do sistema de lubrificação.
Por que será feito?
O filtro impede que haja o entupimento do sistema, impedindo a cadeia de causa que leva ao problema do rompimento do pino central da máquina A.
Quando será feito?
Até o dia 12/12/2023.
Onde será feito?
No sistema de lubrificação da máquina A, da Linha de Produção C.
Quem irá fazer?
Técnico de Manutenção K.
Como será feito?
Técnico de Manutenção K irá instalar o suporte do filtro e o filtro dentro do reservatório de óleo do sistema de lubrificação da máquina A, da Linha de Produção C.
O quanto irá custar? O quanto irá demorar?
R$ 250 em materiais e 5 horas de trabalho.
Perceba que lógica do uso do 5W2H aqui é a mesma: utilizar as perguntas genéricas para delimitar bem a situação. Porém, a parte específica da pergunta, foi adequada ao contexto, que era a elaboração de um Plano de Ação.
Tornando tudo isso útil para o seu Plan
Até o momento eu te mostrei algumas possibilidades individuais de uso do 5W1H/5W2H dentro do seu Plan. Porém, para que este realmente tenha chances de ser bem desenvolvido, você precisa unir essas possibilidades individuais. Pensando nisso, não foi à toa que te dei os exemplos anteriores naquela ordem:
Primeiro, você precisa entender se o que está escolhendo resolver é um tema relevante para o negócio e como você vai investigar ele. Então, comece usando um 5W1H/5W2H de seleção e estruturação do tema, como o do Exemplo 1.
Depois que seu tema estiver confirmado como relevante e a ideia básica de como abordar ele estiver estruturada, você precisa delimitar o problema principal dentro daquele tema. Portanto, faça uma análise com um 5W1H/5W2H de delimitação do problema, semelhante ao Exemplo 2.
Por último, com o problema bem delimitado, e com as causas do tipo raiz em mãos - coisa que você vai precisar de outras ferramentas para conseguir identificar - é hora de você montar o seu Plano de Ação. Aqui, use a estrutura do 5W1H/5W2H de plano de ação, feito a que te mostrei no Exemplo 3.
Tenha em mente que dentro de cada uma das perguntas, você pode precisar de outras ferramentas para chegar na resposta, como um gráfico de Pareto, ou alguma matriz de priorização. Inclusive, falamos um pouco disso dentro do curso Resolução de Problemas com PDCA e A3 da Leanstart.
Agora é com você: transforme o quê você viu aqui em formulários e comece a praticar sempre que estiver diante de um problema e for fazer uso do PDCA, que em si não é apenas um método para resolve problemas, mas sim, um método essencial para fazer gestão. Só que isso é tema para outro momento.
Te vejo na próxima.